فن الادارة

اعداد وتنسيق الدكتور/ توفيق السنباني استاذ الفقه بجامعة حضرموت 771825853 ينسخ مجانا ولاتنسونا من الدعاء
السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

المقدمة

الحمد لله والصلاة والسلام على اشرف الأنبياء والمرسلين نبينا محمد وعلى اله وصحبة اجمعين اما بعد :

الأدارة في كل زمان كانت موجودة ولكن يختلف شكلها تبعاً للمواقف والتجارب ونفسية متعاطينها من رؤساء او مرؤوسين وقد يضن القارئ الكريم أن هذا الموضوع لا يمسة إما للانه غير متطلع إلى إن يكون قائد او ( مدير ) لسبب من الأسباب أو انه لا يجد في نفسة القدرة أو لعدم وجود المؤهل المناسب أو إن الظروف لا تؤهله لذا وجب علي أن أقول في هذا المقام أن الكلام لك اخي الكريم سواءً كنت مدير آو تتطلع إلى هذا المنصب في المستقبل وعلى اقل تقدير يكفي أن تكون مديراً على نفسك بان تقودها إلى الرقي وان تسمو في سماء المتميزين والمختلفين الذين يشكلون 2% من عدد سكان المجتمعات وفي هذا المقام اذكر كلمة للأمام الأوزاعي رحمة الله عندما قال ( من اتى على الدنيا ولم يزد فيه كان على الدنيا زيادة ) ولا أريد ان أسهب في المقدمة ولكن أريد أن أقول أن قارئ هذا الموضوع سوف يجد في نفسه القدرة الإدارية إن شاء الله التي تصل معه إلى أقصى كفاية إدارية ولو مع نفسة والأخرين فيمن حولة ( بيتة – اولاده – اسرته – اصدقاءة ) وليست مقتصره على المرؤسين في العمل .
انتهجت في هذا الموضوع نقل بعض اقوال العلماء الأداريين وبعض تجاربهم واضفت عليه بعض تجاربي البسيطة .

وللأمانة العلمية فإن مراجعي هي كالتالي :

1- كتاب من هنا ابدأ الأستقرار الوظيفي للكاتب والأداري العظيم باتريك فورسيث.
2- كتاب حياة في الأدارة للدكتور الشاعر والوزير والسفير غازر القصيبي .
3- كتاب اساسيات في الأدارة لمجموعة من الأداريين هم الدكتور كامل المغربي والدكتور مهدي زويلف والدكتور على علاونة زالدكتور حيد فريحات والسيد مدحت الطلاونة كلهم في جامعة مؤتة .
4- كتاب 201 طريقة لأدارة الوقت لألان أكسيلرود وجيم هولتج

سائلاً المولى عز وجل ان ينفع بما سأكتب الأسلام والمسلمين وان يجعلها في ميزان اعمالنا ويبعد عنا الرياء والسمعة ولست بأفضل الأداريين ولاكن اتطلع إلى ان اكون منهم في يوم من الأيام لآن الطموح مطلوب في العمل الأداري وغيره .
[mover]ولا انسى تفاعلك الكريم الذي به يرتقي مستوى الموضوع .[/mover]

بداية الدورة

مفهوم الأدارة وتعريفها :

الأدارة هي عملية التنسيق بين جميع عوامل الأنتاج البشرية وغير البشرية باستعمال وظائف التخطيط والتنظيم والقيادة والأشراف والرقابة حتى يمكن الوصول إلى الهدف المنشود وبأقصى كفاية ممكنة .

* (التخطيط )

تعريفها : هي وظيفة الذكاء في رسم طريقة العمل للمضي على ذلك المسار .

انواعها :

1-التخطيط حسب الوظيفة مثلاً التخطيط للأنتاج والتخطيط المالي وتخطيط القوى العاملة والتخطيط السلعي .
2-التخطيط حسب فترة العمل وهو متعلق بالمدة الزمنية ويندرج تحته التخطيط طويل وقصير الأجل .
3-التخطيط حسب مجال الأستعمال . فهناك خطط عديدة الأستعمالات تتميز بوضع اهداف وسياسات تعد كدليل عام يرجع إليه عن القيام باي عمل ولابد ان تتصف هذه السياسات بالتالي : المرونة والأستقرار والوضوح وتفويض السلطة .

فوائد التخطيط :

•مواجهة المنافسة والتغيررات التي قد تطرأ .
•التنسيق مع الأدارات المختلفة مع توحيد الأهداف .

نصائح خاصة بالتخطيط:

1-فكر في كيفية رؤية الناس لك داخل مؤسستك واحرص على تغيرها إلى الأفضل .
2- لآيأتي النجاح من تلقاء نفسة فعليك ان تعمل على إدراكة.
3- ابد من ان تدير عملك بنفسك في البداية ولا تتكل على الغير حتى يبدأ العمل يسير وفق السياسة المرسومة له وابحث عن التقييم الذاتي لعملك .
4- دائما اعمل لك خطة عمل وكل خطة محتاجة إلى خطة لوضعها ولاتنسى ان تجعل الأهداف واضحة مع تحديد مدة الهدف .
5- اجعل نفسك مستعد دائماً لتقلد منصب جديد افضل وذلك من خلال تجديد السيرة الذاتية لك بين الحين والآخر.

6- حلل قدراتك الشخصية والمهارات الأدارية التي تمتلكها وابحث عن الطريق لتطويرها بالدورات المناسبة لها ( مثلاً لا تعرف كيفية صياغة وإعداد الخطابات الرسمية اذهب إلى الصادر والوارد واجلس هناك وهات الشاهي والقهوة واقراء خطابات زملاءك واستعن بمديرك وتعلم من موظفي الصادر والوارد ومن الكتبة الأداريين ولا تنسى أسلوبك على الورق ) .
7- حدد الأولويات الأهم فالمهم وذلك بإتباع الطريقة التالية -----أولا أولوية ملحة ومهمة ------ثانياً اولوية ملحة وليست مهمة ------ثالثاً أولوية مهمة وليست ملحة -----رابعاً أولوية ملحة ومهمة .
8- من صفات المدير الناجح أن يحاول تحديد اهدافة بشكل جيد والذي يتوقع التغيير فيها في اي لحظة والذي يتطلع إلى الفرص ليعيد تشكيلها ويسعى إلى البحث عن التطوير ليراجع بعد ذلك اهدافة ويطورها .
9- كما على الإداري الناجح أن لا يهمل جانب الإشاعات ( تصدقون إن الإشاعات مفيدة نعم فقد يتسرب خبر نقلك بذلك تكون مستعد ).
10- الانفعال الذي يشعر به الشاب أثناء عمله في البدايات هو أمر طبيعي جداً وعلية ان يتعامل مع الأمور بعين الخبير ( والله ما أكثر الصدمات التي يعانيها المبتدئين امثالي الواقع اليم انت مستعجل وتبي شغلك يخلص وغيرك يقولك يارجال امش اقعد اتقهوى ايش فيك محمل نفسك اكثر من ماهي تتحمل تدرون ليش هذا الأنسان غير قادر على مجاراتك وانت بذلك راح تفضح مستواه إذا اشتغلت بذمة واخلاص عشان كذا لا تلقي لكلامة بال وواصل في تقدمك ).
11- حاول ان لا تتعامل مع اي موقف إلا إذا كانت عندك كامل الصلاحيات ( اذكر مرة كنت مسؤول عن تشغيل الأنترنت في إحدى الأدارات وكانت الأمور ماشية زين بس يوم احتجت شراء بعض القطع احتجت إلى تفويض من المدير بشراء القطع والتفويض هذا ممكن يكون شفهي بس التحريري اضمن الي صار ان انا اضريت اني استنى هالمدير يومين لين وصل من سفرة واعطاني هالتفويض ومشت الأمور بس ما خليتة لين اعطاني تفويض لجميع الأمور والحمد لله مشى الحال طبعاً انت قيس هالعمل على امورك انت ).
12- إفتح المجال امام الأخرين ولسوف يبهرونك بما عندهم من إنجازات إبداعية ( اتذكر فيه موظف كان يتغيب كثير ولا يهتم بالعمل وطبعاً قصة تذمرة على المدير اصبح حتى عامل الشاي يحفظها وسبحان مغير الأحوال يوم قرر المدير انه يعمل طلعه إلى إحدى الأستراحات لكي يذوب الجليد القديم في العلاقة بينه وبين امثال هذا الموظف وطرحه لموضوع تسليمة لهذا الموظف بض الأعمال في العمل تغيير صاحبنا 180 درجة ...لك ان تعرف السبب؟.).
13- الأنسان يناضل إذا كانت لدية مبادىء ويجب علية ان يلتزم بها ويطبقها على نفسة اولاً ( ياجماعة التوقيع الصباحي الخاص بالحضور وايظاً التوقيع الخاص بالأنصراف امانة ولقيت الناس كلها توقع بشكل غريب واحد يحط الساعه 7 صباحاً وفعلياً حاضر الساعة 8:22 ايش هالذمة فياخوان اكتب وقت الحضور نفسة وصدقني ماراح يصير إلا الله كاتبة وحقك خذه بالحلال ربي يبارك لك فيه احسن من مال حرام ).
14-الأبداع في الحقيقة سوف يسيطر ولو بعد حين
15-فلنكن مبدعين ونعمل وليلحق بنا الركب إن كان ذلك بمقدورهم( ليش الواحد يستنى ان يكون مبدع ؟ وهل المبدعين اول ما كتبو كتبو شعر معلقات وحين بنو بناء عملو برج ايفيل لا طبعاً كان هذا البناء نتاج لسنين من التجربة والخطاً إلى ان وصلو إلى الكمال او شارفو علية ).
16-الثقافة امر مهم والآطلاع من صفات القياديين الناجحين .
17-فكرة الأجتماع الصباحي مع مرؤسيك ممتازة لعمل جدولة اعمال اليوم ( إذا كان الدوام الساعة 8 صباحاً اجعل الساعة 8:45 وقت إجتماع صباحي يومي تتناقش فيه مراحل العمل لهذا اليوم سوف تذهلك النتائج ).
18-الأسلوب الهجومي في العمل ( ان تبحث عن المشاكل وتخلق لها حلول وروح المبادرة وغير ذلك من الأمور ) انجع من الأسلوب الدفاعي ( ان تنتظر المشكلة ثم تدرسها وتحلها فيما بعد ) يعتمد الأسلوب الهجومي على المبادرة .
19- من الصفات التي يتحلى بها القائد العقلية الخاصة (وهي القدرة على معرفة القرار السليم منذ الوهلة الأولى) وايظاً النفسية الخاصة (وهي القدرة على اتخاذ القرار ) .
20-لا تنحرج من ان تقول انك تجهل التعامل مع امر ما فإن مكابرتك سوف تحمل الأدارة ما لا تطيق ان تتحملة.( تخيل انه في يوم اسند لك مديرك امر اصلاح سيارة معينة وانت في الأساس كهربائي وفهمك للميكانيكا كفهم ابوزيد الهلالي في الأنترنت ايش راح يكون راي رئيسك في العمل بعد انتهاء الوقت المحدد للمهمه المسنده إليك ).
21-معرفة نواحي الضعف هي الخطوة الأولى نحو القوة .

( التنظيم )

مفهوم التنظيم :

عملية اساسية تحتم على المدير ان يقوم بالجمع والتوحيد بين أعمال المرؤوسين المختلفة والمتعددة كي يتمكن من تحقيق أهداف المشروع

انواع التنظيمات القيادية :

1- اللامركزية : إذا كان هنالك العديد من القرارات التي لابد من تؤخذ يومياً والرجوع إلى القيادات العليا يسبب إرباك لهذه القرارات فيتوجب عندها منح المرؤسين الحرية في اتخاذ تلك القرارات من دون الرجوع إلى من هم اعلى منهم وظيفياً مع إحاطتهم بكل قرار في وقت لاحق وبحيث تنتهج تلك القرارات نفس سياسة المنشئة الو المؤسسة .
تفويض السلطة : إيداع جزء من العمليات للأناس معينين ينوبون في العمل عن الرؤساء الأصليين وتتمثل في ثلاثة امور هي 1- تعيين الوظائف كالقيام بدراسة السوق مثلاً 2- السلطة 3- المسؤولية .
2- المركزية : هي وحد القيادة لدى الأدارة العليا .

نقاط مهمه في التنظيم:

• قد يحتاج اي تنظيم إلى مستشاريين لهذا العمل يعملون ضمن التنظيم ولا يدخلون في الهيكل التنظيمي للعمل
• تقل الحاجة إلى الأشراف كلما زادت درجة كفاءة العمل .

نصائح في التنظيم:

- الطريق إلىالتنظيم الجيد هو الموازنة بين كل هذه الأمور ووقت العمل ووقت البيت ووقت الراحه ووقت الأهل ووقت الله .
- ضياع الوقت والأسراف في البيروقراطية الفارغة
- إحرص على توثيق المعاملات واخذ صورة منها باستمرار وياحبذا لو استخدمت الماسح الضوئي لكل فاتورة او مستند في مكتبك واحتفظت بنسخة منه ف يجهازك .
- حاول ان تعمل تحجيم للبيروقراطية في العمل قدر المستطاع ( البيروقراطية هي الروتين الممل وما ينتج عن تدوير المعاملات في ذلك التنظيم الهرمي الكبير مما يعطي بطء في العمل الأداري الأمر الذي ينعكس بالسلب على النتائج ) .
- محاولة تطبيق نظم جديده مع اناس قدماء متعصبين لآفكارهم البيروقراطية هي مضيعه للوقت لذا وجب تجديد الدماء .
- اهتمامك الكبير بعملك الصغير يفتح لك ابواب المجد .

( إدارة الوقت )

البداية :

• قيم نفسك في جميع اعمالك
• إختر ناصح امين لك يقيمك
• قلل من اخذ العمل مع إلى البيت قدر المستطاع
• عمل جدول زمني للأهدافك باستمرار مع امكانية التغيير للأفضل .

بداية اليوم من الصباح :

• ابتعد عن الخلافات في الصباح الباكر
• اكتب خطة عمل اليوم .
• ابدأ في الرد على الرسائل ولا تسهب في الوقت لعمل ذلك
• ابدأ في جدولة اللقاءات والأجتماعات
• احرص على المشي في العمل يعني الساعة العاشرة مثلاً اجعلها للقهوة .

وقت الذهاب إلى العمل :

• خذ معك حافظة للأوراق إلى العمل .

جدول عمل فعال :

• استعمل برنامج الآوت لووك الموجود في الحاسب لديك لعمل جدول يومي واسبوعي وشهري للمهام التي تود عملها .
• ضع موعد نهائي لأي عمل تعملة .
• اترك خبر عند تركك لمكتبك لدى الموظفين او للسكرتير الخاص بك .
• خصص وقت العمل وفق الأحتياج وليس الرغبة .

ترتيب المكتب :

• وضع الورق المهم في مكان واضح على طاولة المكتب .
• كتابة ورق لاصق على ظهر الملف تبعاً من الأسماء الكبيرة إلى الأسماء الصغيرة .
• اجعلها في دولاب خاص .
• احتفظ بملف على مكتبك خاص بصورة من المذكرات اليومية .
• اعمل نسخة من كل مستند لديك بواسطة الماسح الضؤي واحتفظ بها في جهازك .

الأرتقاء بفعالية اللآخرين :

• اترك مجال لسؤالك عن الأمور المتعلقة بالعمل .
• تشجيع الموظف اثناء قيامه بأداء العمل .
• تقديم المساعده للموظف من دون ان تفرض نفسك عليه .
• دع كل شخص يتحمل المسؤولية .
• ابتكر حلول افضل لأداء العمل افضل من ذم المشكلة والوقوف دون الحيلوله لها .
• عند تكليفك لعمل معين لشخص ما لابد من ان تسهب في عملية الشرح لأدق التفاصيل إذا ارتضيت عدم الأشراف عليه .
• خص بالتقدير كل شخص على حده بلأسلوب الذي تجد انه يعطي فعالية تبعاً لنفسية المشجع .

إجتماعات مثمرة :

• التخطيط مطلوب في الأجتماعات مسبقاً
• لابد من وضع النقاط الأساسية لجدول الأعمال
• تحديد وقت الأجتماع المناسب للجميع .
• اعلن جدول الأععمال في بداية اي اجتماع .
• انت مسؤول عن المحافظة على هذا الأجتماع .
• علينا تدوين الملاحظات التي ترد في الأجتماعات.
• احضر معكك دفتر المواعيد لكي لا تعمل تعارض مع المواعيد المستقبليه .
• خذ رائي الحضور في جدول الأعمال نقطة نقطة .
• إنهاء الأجتماع بطريقة سلسة ومحببة بأن تستعرض جدول الأعمال مرة ثانية وتسرد الملاحظات والتوصيات التي تمخضت عن الأجتماع وتكلف كل شخص بمهامه الجديدة مع توضيح المدة الزمنية لكل توصية وطريقة متابعتك لها معه وتحديد موعد الأجتماع القادم لمناقشة ما تم انجازة .

نصائح في فن إدارة الوقت :

- الجولات التفتيشية مهمه جداً لآنها تكشف لك الواقع وتختصر عليك امور كثيرة.
- لا يمكن لحوار ان يتم في ظل وجود التشنجات ازلها اولاً ثم اكمل الحوار .
- ان الذي لا يخطء هو الذي لا يعمل .
- لايشترط في المدير او المسؤول ان يكون مختص في مجال القسم الذي يديرة ولا كن علية ان يجلب المختصين ويتعامل هو بدورة معهم بلأسلوب الأدراي .
- هنالك قانون ينسب لصاحبة ( باريتو) يقول ان مجمل الأجتماعات يذهب منها 80 % في الكلام اما 20 % فهي نتائج . من هذا الكلام تستطيع ان تستشف معلومة مهمة وهي ان يحاول المدير ان يستفيد بالقدر المتاح من الوقت الذي تتم فيه عملية الأستفاضة بالحديث بأن يكون وقت اقل من هذه النسبة ليعطي مجال ارحب للأستنتاجات والقرارات والتوصيات التي تتمخض عن هذه الأجتماعات.
- ادر وقتك بكثير من الفعالية لتصل إلى الكفاية العملية الحقيقية .
- اعمل ملاحظات قصيرة في برنامج الحاسب على شكل مهام عمل ( تستطيع ان تستفيد من برنامج الأوت لووك ) .
- احرص على ما تحب في العمل ودع عنك ما تكرة وتشعر انه مضيعه للوقت.
- بالنسبة لأدارة الوقت يجب إعطائها حقها في التفكير .
- المداومة على استيضاح الأمور فيما يتعلق بالقرارات من السلطات العليا .
- المداوة على كتابة الأمور التي تحدث لك في العمل كالأحداث اليومية وعروض العمل والووعود بالمكافأة .
-
احيكم مرة ثالثة في هذا المقال المتجدد دائماً معكم احبتي في الله والذي سوف نسلط الضوء فيه على القيادة بشكل عام و صفات القائد الناجح مع شرح لبعض الأنماط الأدارية في القيادة وتوضيح بعض النصائح العامة في القياده والتي احاول ان اغطي جوانب عديده منها وكذلك موضوع الأتصال مع الموظفين بشكل فعال الامر الذي سوف ينعكس بلأيجاب على المتعاملين معك في المستقبل وكيف تتغير نظرتهم معك بعد قرائتك لهذه الحلقة بإذن الله .

القيادة كتعريف هي :

هي قدرة الفرد في التأثير على شخص أو مجموعة وتوجيههم وإرشادهم من أجل كسب تعاونهم زحفزهم على العمل بأعلى درجة من الكفاية في سبيل تحقيق الأهداف الموضوعة .

خصائص القائد الناجح:

1- ذكاء يفوق الباقي في إدارتة .
2- سعة افق ونظرة مستقبلية .
3- طلاقة لسان وحسن تعبير .
4- إتزان العاطفة والنضج والتحليل المنطقي وقوة الشخصية والطموح .

س: كيف يمكن للقائد الناجح ان يقود فريق عمل ويصل معهم لقمة الكفاية القيادية ؟.

الأجابة على هذا السؤال تكون باتباع الخطوات التالية :
1- خلق الثقة والموده بين المرؤوسين الذين يعتمدون علية في عملهم اليومي .
2- دعم المرؤوس ومساعدته عند الحاجه حتى يشعر بالقة والأستقرار النفسي .
3- معملة المرؤوسين بالعدل بشكل دائم وثابت .
4- التأكيد على اتباع طرق العمل الصحيحه .
5- إستخدام طريقة الأشارف غير المباشرة.
6- تسوية الشكاوى والتذمرات بشكل سريع .
7- فتح اكبر طرق ممكنه في الأتصال .


نقاط مهمه في عملية الأتصال :

• عمل المقابلات خارج العمل قد يعجل في سير العمل ويقلص امور كثيرة من شأنها ان تربك العمل وتعيق مسيرته .
• تبادل الكروت الشخصية امر مهم جداً وعليك ان لا تغفل نقطة مهمة الا وهي ان يكون من ضمن محتويات الكرت إيميلك الشخصي .
• اعمل بطاقة تعلق على جيب قميصك او ثوبك ليراها كل من في الأجتماعات الخارجية فلها من الأثر الكبير حيث يسهل تعرف اصحاب المؤسسات الأخرى عليك ويمكن ان يتوجهو إليك ويتعرفو هم عليك لا انت .
• ابدي للشخص انك تعرف اشخاص لهم صله به هذا يعطي للعلاقة صفة الود القديم .

• الأعلام سلاح ذو حدين فعليك ان تجيد التعامل معه في إدارتك .

• فن الأصغاء امر جميل ومحبب عند المحترفين لأنهم لمسو منه نتائج عظيمة وتتم هذه العملية بالتالي ( الرغبة في الأصغاء – تظاهر بأنك مستمع جيد – الفهم – رد الفعل الأيجابي اتجاة الشخص الذي يتحدث – كف عن التحدث واترك له المجال – تعاطف معه – لاتبالغ في ردك – ركز – انظر للشخص الآخر – دون ملاحظاتك .)
• هناك امور تعزز عملية الأتصال مع اللآخرين : وهي كالتالي يجب ان تكون قادراً على التقدم

• بأطروحات جديدة ..................يجب ان تكون حاذقا في الأتصال التحريري ..........................
يجب ان تكون في الرسالة التي تقدمها مقنعاً .........كن مفاوضاً مؤثراً ..........تحل بالثقة في الأجتماعات .
• حاول ان تفهم عقلية الذي امامك وتخاطب معه باسلوب حديث بعد ان تقرر طريقة التعامل الجيدة والمناسبة له .
• الأنطباع الأول مهم جداً جداً .
• هنالك مقولة تقول ان اصحاب النفوذ يتكلمون قليلاً وببطأ اما المرؤوسين يتكلمون بسرعة وبصوت عالي .
• عملية الأتصال مع الأشخاص امر صعب ودقيق عليك ان تفهم الرسالة جيداً ثم ترد .
• هنالك امور يجب الحذر منها اثناء التعامل مع الناس ومنها ( المبالغة – المداهنة – التعميمات او الغموض في الكلام – الكلمات الكبيرة – الرطانة )
• فاجىء زملائك بتذكرك لموعد قطعته على نفسك معهم انك تذكرهم بقرب الموعد او في الوقت نفسة .( يعني فينك يافلان ماتدري اني عطيتك موعد من قبل شهر على اليوم الساعة 9 صباحاً لكي نناقش قضية الدورة الي طلبتها ) .
• هنالك اناس يجب عليك الحذر عند التعامل معهم ومنهم المزعج والمتشائم والمنافسون الواضحون ومن تدخل معه في تحالف قوي ومن لا يحفظ السر طبعاً .
• كيف تدير إتصالاتك مع الأخرين ؟ - وذلك بالمحافظة على التواصل معهم إما هاتفياً او شخصياً بين الحين والآخر – عمل دفتر عناوين لكل شخص تتصل به وتكون بينك وبينه علاقة عمل – والي يساعدك لابد ان ترد له مساعدتة – اجعل لك خطة إتصالات محكمة.
• الذين يفضل الن تجعلهم حلفائك هم مصدر المعلومات في المؤسسة + حراس البوابات + مانحي الفرص الوظيفية+ ذوي النفوذ والتأثير + الناصحين + المطورين+ المحفزين + القدوة + أصدقاء الروح + المقايضين + نجوم المستقبل + طاقم العمل لديك + الناقدين .
• اصدقاء العمل قد يصبحو اعداء المستقبل فعليك الحذر عند التعامل معهم اثناء الأفراح كي لا يسلطو عليك مدافعهم عند الأتراح مستغلين نقاط الضعف الماضية .
• مراقبة الدلالات من حولنا مهمة جداً لأنها توصلنا إلى مؤشرات خطيرة عليه راقب ما يقال حولك وطريقة القول والتصريحات والتحالفات وما يطرأ فيها وأغراض الأخرين وبواعثها وسلوك الأخرين والأتصال ومذكرات التفاهم إلى الأجتماعات وغير ذلك من الأمور التي يجب عليك ملاحظتها .
• التركيز على الثقة مرة اخرى إلى اي مدى تثق بالشخص المقابل واي درجة من الثقة توليها له ومتى عليك ان تستمع النصح وإلى اي مدى يجب عليك ان تشهر نجاحك عند الأخرين ( لا تنسى الغيرة ) .
• يجب على المدير ان يتبنى اسلوباً إدارياً مناسباً فهناك اشخاص كتومين واشخاص منفتحين على الأدارة كلها بغرض الأستفادة منهم قدر الأمكان وهنالك الأمبراطوريين وهنالك اناس على الحياد وهم من يجب عليك ان تسفيد منهم في إدارتك .
• عليك اختيار حلفاءك واستبعاد اعدائك والحلفاء قد يكونو من خارج مؤسستك .

اتخاذ القرارات

احيكم مرة رابعة في هذا المقال المتجدد دائماً معكم احبتي في الله والذي سوف نسلط الضوء فيه على كيفية اتخاذ القرارات المناسبة في العمل الأداراي


خطوات اتخاذ القرار :

* تشخيص المشكلة من جميع النواحي والشعور بها امر مهم للغاية ثم تحديد الفجوة وعرضها امام السياسات .
* البحث عن الحلول البديلة
* تحليل الحلول البديلة ثم اختبار الخطة
والتنفيذ بعد ذلك .
* التنبؤ والنظر في المستقبل تبعاً للظروف الداخلية والخارجية .
يبقى هنا تساؤل يطرح نفسة هل يكون الوقت اللازم لتخاذ قرار توظيف شاب جديد للعمل في المؤسسة هو نفس الوقت الذي يتخذ للألغاء عقد موظف خائن مثلاً ؟. بالطبع لا يجب على القائد الذكي ان يأخذ وقت كبير في التفكير والتركيز قبل إتخاذ اي قرار وعليه ان يفكر في تبعات إتخاذ ذلك القرار بروية ، يقول الرسول صلى الله علية وسلم ( ما كان الرفق في شيء إلا زانة ..... باقي الحديث ).



نصائح ادارية متنوعة في الأدارة واتخاذ القرار :

- الشعور بعدم الآمان الوظيفي او قلة الحافز وانخفاض الروح المعنوية ودرجة الخلاص في العمل هي من الأمور المهمة التي يتوجب على المدير ان يراعيها .
- الأستمرار في إصدار الأوامر غير الواضحة مثل الأجتماعات التي ليس لها معنى او عدم دعوة اشخاص مؤثرين إلى مثل هذه الأجتماعات قد يؤثر سلباً على فعالية الأجتماعات .
- ضرورة التركيز على المنافسة الشريفة .
- المظاهر الخداعة : يجب ان يحذر عند التعامل مع الناس الذين تتعامل معهم وان الثقة لها حدود ووقت معين تنتهي بإنتهاء المهمة .
- حاول توسيع نطاق صلاحياتك متى ما استدعى الأمر .
- لا تخفي جانب الأمانة وراء ظهرك بل اقطع على نفسك وعد بان المهمل يمكن ان يسامح ولاكن غير الأمين ليس له مكان في مؤسستك او إدارتك .
- تريد ان تكون محترف في إدارتك ؟. اعمل التالي : اهتم بالنظهر الشخصي لك وكن منظم واثق من نفسك جدير بالثقة امين سهل مستمع جيد قوي دبلوماسي مهارة تكوين الأصدقاء احدى صفاتك مخلص ووفي .
- احرص على ان يكسب مكتبك شكل التقدم والرقي والنظافة .
- الخطابات الرسمية والغير رسمية إذا لم تكن تعلمها ولا تعرف طريقة صياغتها اسأل وعليك بالطرق الأحترافية كان يكون على سبيل المثال العنوان باللون الأحمر وتذيل الرسالة (بتقبلو وافر التحية والتقدير ) لاتنسى التأشيرة على الخطابات وغير ذلك ......الخ اذهب إلى الصادر والوارد واقرا هذا ما عملتة انا شخصياً تعلمة كثير هناك .
- إن علم الأحصاء مهم جداً إذا كنت لا تجيده فاطلب من المختصيين ان يشرحو لك على الأقل مبادءة لآنه يعطيك قراءة عن سير العمل الحالي وفي الماضي مما ينبأ عن المستقبل ويساعدك في اخذ القرار المناسب .
- بالنسبة للمشاكل مع المدراء وغيرهم لا تحاول ان تتحدث فيها اما الناس او الموظفين على الأقل .
- هنالك امور مهمه قبل اتخاذ اي قرار إداري وهي على التوالي 1- تحديد الأهداف 2- تقييم الأهداف 3- جمع المعلومات المناسبة 4- تحليل المعلومات 5- وضع البدائل 6- إختبار البديل الأفضل 7- إبلاغ القرار وضع نظام السيطرة 8- اختبار مقدرة العاملين على تنفيذ القرار 9- تدريب العاملين في حال إذا احتاجو 10- تنفيذ القرار 11- تقييم القرار 12- مراقبة القرار .
- المرونة قد تسهم في تعظيم فرص العمل .
- إفهم مابين السطور .
- كل انسان مهيئ لما خلق له قد اكون فاشل في التجارة وناجح جداً في الأدارة وكل ما على المرء هو التنظيم في العمل والأطلاع على كل ماهو جديد .
- من مبادء الأدارة امور هي كالتالي التنظيم والتخطيط والتمويل والعلاقات الأنسانية والتفويض والمركزيو والامركزية .....
- كل رئيس علية جمع المعلومات المناسبة قبل اتخاذ اي قرار .
- المؤهلات ضرورية في العمل وعلى المدير او الموظف المطالبة بالدورات التي تؤهله إلى مناصب عليا في العمل او التي تزيد من كفاءتة .
- تحديث سجلاتك الوظيفية بإستمرار.
- لابد على الأداري الناجح ان يوطد نفسة على جل الأمور وتوافهها . يذكر الدكتور غازي القصيبي ان اول وظيفة كانت له في الجامعة هي معيد ومن الأمور التي اسندت إليهعندها تعبئة نماذج الأستمارات الخاصة بالطلاب الجدد ولصق الصور عليها مع الأجتهاد والصبر اصبح عميد لهذه الكلية .
- التعليم الأمريكي ركز على التدريب بينما ركز التعليم الأوربي على التعلم الذاتي . وانا ارجح التناغم بين الأثنين مارأيك انت ؟!!.
- التركيز على النتائج في العمل نفسة مهم جداً
- هنالك مقوله مهمه تقول ان إذا كان ثمن الفشل باهض فثمن النجاح مرتفع جداً .
- عليك دائماً ان تختبر اصدقائك وصدقاً عدد الأصدقاء في الغالب لا يتجاوز اصابع اليد الواحده
- الأديب السوري محمد الماغوط يقول: ( ما من موهبة تمر من دون عقاب ) .
- يقول ( هنري كسينجر ) لا شيء اصعب من التعامل مع الأقوياء .
- تأكد ان ثمن النجاح لا يأتي في الغالب إلا بعد مضي سنين طويلة .
- الحرص عند كتابة التوقيعات او التأشيرات على المعاملات الرسمية .
- كثرة الضغط بإنشاء نظم وقوانين كثيرة لأمر واحد من شأنها ان تفتح باب الرشوة .
- تجميد الموظف الكسول او جعل من هم اقل منه رؤساء علية هو من افضل الطرق التأديبي.
- سياسة( حافة الهاوية) تستعمل في الضرورة وهي ان تقوم بنفسك لتنفيذ قرار من شان المرؤسين لديك القيام به لتعطي القرار قوة وصلابة

اختم بقصة واقعية حصلت معي شخصياً لعلها تفيد في هذا المقام :
- الفائده من هذه القصة ان يكون القيادي او الموظف مبادراً ويفعل ما يطلب منه وزيادة مع مرور الزمن يجد ان هنالك فرص عمل تنفتح امامه من دون سابق إنذار على سبيل المثال ً اذكر هنا تجربة شخصية لي: (( كنت قد قررت ان ادرس في مجال الحاسب الآلي وتخرجت ولله الحمد بتقدير مرتفع ولله الحمد قرر تبعدها ان ابدأ من الصفر في وقت كان مشروع القرض وعمل مؤسسة خاصة بي متوفر ولله الحمد ولاكن احداً لايستطيع ان يقرر ان يبدأ صاحب محل كبير وناجح من دون ان يتمرس في العمل وعليه اتخذت خطوة جميله يتحرج منها الكثير وهي ان ابدأ عامل في محل حتى أفهم العمل من جميع جوانبة كيفية العمل والتعامل مع الزبائن وطريقة البيع وشراء البطائع ودفتر الحساب امور كثيرة هذا يعتبر نقله في الفكر الأداري الذي تبنيتة نتيجة قراءة مستفيضة في هذا المجال الفكري وعلى رأسهم الدكتور طارق السويدان حفظة الله الذي غير في افكاري الكثير فجزاه الله عني الخير الكثير ان شاء الله ، ومع مرور الوقت والأخلاص في العمل استغرب زبون اعجبه عملي كثيراً على الرغم من ان اجرت العمل كانت قليلة جداً ( 7 ريال بعد خصم الأجار وتقسيم الربح الخاص بالصيانة على ثلاثة حسبة معقده من قبل صاحب المحل الذي كان مجحفاً في حقي جداً ولاكن صبرت ) فقرر هذا الشخص ان يعرفني على مدير مؤسسة لكي اعمل عندة عمل جزئي لمدة ساعتين إلى ثلاث ساعات يومياً رحبت بالفكرة واجريت المقابلة وقبلت التحدي الجديد والنهاية طبعا كانت في مكتب صغير تحت الدرج في هذه المؤسسة براتب قليل ( الم اقل لكم ان ثمن النجاح باهض جداً ) ومع الوقت تطورت الأمور حتى اصبح دخلي من هذا العمل مقنع ولله الحمد والدرج تركتة للأتوجه إلى مكتبي الجديد الذي اصبحت ادير منه العمل بالكامل . واستطيع ان اقول ان احداً لم يكن يتوقع ان البداية غير المرضية مع الصبر تنتهي بنهاية سعيده في زمن السرعة والتعجل ولاكن عندما تتغير المفاهيم المهلهلة في العقل ويعمل لها إحلال بأفكار نيرة تنار بها طرق المستقبل .))



كيف تكون الاجتماعات فعالة

كتاب : كيف تكون الاجتماعات فعالة
الكاتب : ريتشارد ي . شانغ + كيفن . كيهو

بسم الله الرحمن الرحيم
أحيكم مرة خامسة في هذا المقال المتجدد دائماً معكم أحبتي في الله والذي سوف نسلط الضوء فيه على الاجتماعات .


* أطراف الاجتماع :

1-رائد المشروع : وهو الذي يمثل صاحب المشروع ويقوم بتحديد الأهداف والتوجيه .
2-المنسق : يتولى أمر تنسيق وتوجيه الأفراد في الاجتماعات ويتولى التوفيق بين الآراء المتباينة .
3-المسجل : يقوم بدور الإداري الذي يتابع المعلومات المهمة وحفظها والتأكد من صحة المعلومات ويتولى توزيعها على المشاركين في الاجتماع .
4-المشاركون : يقومون بطرح الأفكار ومناقشتها وتحليل الأمور ووضع مقترحات لخطة التنفيذ.


* المراحل الأساسية للاجتماعات :

التحضير للاجتماع ثم إدارة الاجتماع و تقييم الاجتماع وسوف نقوم بشرح الموضوع بالتفصيل.
جميع الاجتماعات بدون استثناء إذا لم يخطط لها كما ينبغي تبوء بالفشل إذا مالحل ؟
الحل هو بإتباع التخطيط الجيد وإتباع أساسيات هيكلة الاجتماعات بالمراحل التالية :
1-التحضير الجيد للاجتماعات .
2-إدارة الاجتماعات.
3-تقييم الاجتماعات.
وقبل إن نسهب في شرح هذه المراحل يجب على القارئ الكريم أن يضع نصب عينية موضوع تخطي العقبات والصعوبات في الأدوار جميعها وذلك بعمل ورقة بسيطة يضع فيها مجالات لا يمكن تطويرها وفي المقابل طرق وحلول تخطي هذه المجالات للمراحل السابقة جميعاً .

مثال : توجيه دفة الاجتماع : من المجالات الصعبة فيها أن النقاش دائماً يحتدم إذا ترك المجال لشخص معين لذا من مجالات التطوير والحلول أن لا ندع لهذا الشخص المجال أن يصل في النقاش إلى مثل هذا المستوى من الاحتدام مع أشخاص آخرين .


أولا - التحضير للاجتماعات :

•دعنا نناقش قضية فشل الاجتماعات . إن من أسباب فشل الاجتماعات أن المشاركون لم يعلمو أن إحضار التقارير معهم أمر مهم مثلاً الإحصائيات وغيرها . ايظاً لم يكن هدف الاجتماع واضح . لم يعلم المجتمعون سبب دعوتهم إلى الاجتماعات. أو لآن الدعوة وجهت إليهم متأخرة .

بدايتاً لكي نقوم بتحضير جيد للاجتماعات نتخذ الإجراءات التالية :


ا / توزيع المسؤوليات قبل عقد الاجتماع :

الموجه :
عليه أن يحدد مكان وتاريخ الاجتماع – وعلية أيضا إعداد مسوده تحضيرية – وتحديد ادوار المشاركين ومسؤولية كل واحد منهم .


المنسق :
علية مراجعة المسودة والخطوات المنفذ منذ أخر اجتماع – إكمال التحضيرات التي يراها ضرورية . – مساعدة الموجه .


المسجل :
مراجعة المسودات والخطوات المنفذة منذ آخر اجتماع - إكمال التحضيرات اللازمة.


المشاركون :
مراجعة المسودات التحضيرية المنفذة منذ آخر اجتماع – إكمال التحضيرات اللازمة.


ب / استخدام برنامج عمل للاجتماع :

تمثل مسودات العمل رأس هرم الاجتماعات في الحقيقة وكل ما كانت واضحة ومطروحة مسبقاً كلما ساعدت في رفع كفاية التوصيات التي يتمخض عنها أي اجتماع. وإليكم بنود برنامج الاجتماع التحضيري الذي يقدم إلى المشاركون قبل الاجتماع بفترة مناسبة مثلاً يومين لكي تتضح الرؤية لهم وتتلاشى اغلب الآراء السلبية قبل الاجتماع .



البنود الخاصة ببرنامج الاجتماع التحضيري :

1-أهداف الاجتماع.

2- تاريخه

3- الوقت

4- المكان

5- إحضار المستلزمات

6- التحضيرات اللازمة

7- أعضاء الفريق مع ذكر مناصبهم

8- الاجتماع بدعوة من ؟

9- رقم الهاتف

10- بنود العمل

11- الأمر المطلوب تنفيذه

12- الوقت

13- الأشخاص المسئولين .



ملاحظة هامة :

تطبع هذه الأمور في ورقة توزع على كل من هو مدعو لهذا الاجتماع ..

هل من الضروري أن يهتم المعد للاجتماعات بكل شيء ؟.

نعم إلى حد كبير وهنالك أمور مهمة جب على من يعد الاجتماع الاهتمام بها وهي كالتالي :

1- إعداد مكان جيد للاجتماع 2- ترتيب أماكن الجلوس
3- الإضاءة والتهوية ألجيه 4- العناصر السمعية والصوتية
5- تجهيز القرطاسيات المناسبة أقلام وأوراق 6- فترات الراحة ( شاي وقهوة )
7- الأشخاص المساعدين لتأمين مستلزمات الاجتماع .
قبل الاجتماع ...
قضية ترتيب الأهداف مهمة جداً بحسب الأولوية والبدء بالعناصر الكبرى عندما يكون المجتمعون حاضري لذهن وكذلك التعامل مع القضايا الملحة بشكل موجز مع التركيز على العناصر القليلة والمهمة .
مثلاً إذا كان الاجتماع بحاجه إلى رأي أغلبية يكون تسلسل الاجتماع بهذا الشكل .. بدايتاً تحدد المشكلة ثم تقيم الحلول ثم التصويت لاختيار الحلول الأفضل ثم توزع المسؤوليات .
برنامج تحضيري لاجتماع حول تطوير قسم خدمة العملاء
انظر المرفقات للأهمية ....


ثانياً - توجيه الاجتماع :

حان الوقت لشرح كيفية قيادة وتوجيه الاجتماعات والآن نحن بصدد شرح مفصل للأدوار الأربعة السابق ذكرها وهي الموجه و المنسق والمسجل و المشاركون ...


ا / الموجه :

بدء الاجتماع في الوقت المحدد من الأمور المهمة في عمل الموجه كما عليه أيضا أن يوضح الأدوار الرئيسية للمشاركين والمسؤوليات المترتبة على إعمالهم . أيضا عليه إرساء القواعد الأساسية على المشاركين والمتمثلة في التالي :
• عدم ألمقاطعه والالتزام بالصمت عندما يكون دور أللآخرين بالكلام.
• عدم انقاد وتجريح ارآء الآخرين .
• المساهمة في الأفكار المقبولة لدى الآخرين .
• البقاء مفتوح الذهن والبعد عن الحكم المسبق.
• بدء الاجتماع وإنهاؤه في الوقت المحدد .
• مشاركة الجميع مطلوبة كما أن سيطرة البعض مرفوضة .
• قبول الاعتراضات عندما تكون مشفوعة بحلول مناسبة.
• القبول بالحل الوسط عندما يكون ضرورياً .
• القبول بسلطة المنسق التي تخوله الحفاظ على القواعد الرئيسية .
• الالتزام بالبرنامج التحضيري وبالوقت المخصص لكل موضوع .
نتابع عمل الموجه .... ايظاً من أعمال الموجه أن يتبع البرنامج التحضيري ويحتفظ بالسلطة لإيقاف مجرى الأمور وتغير المسار إذا اقتضت الحاجة لذالك كما يجب عليه أن يكون حصيفاً بأن يدفع المشاركون باتجاه القبول بالمسؤوليات بحيث يضمن التزامهم . في النهاية عليه أن يلخص القرارات والتحركات الرئيسية كجزء من المسؤولية العامة والخطوات التنفيذية أصبحت مفهومة وواضحة لدى الجميع وأنهم يسلكون الطريق الصحيح نحو الغاية.


ب / دور المنسق :

تتركز وضيفته على إدارة مواضيع الجلسة بشكل عام وضبط الوقت ...وإليك المهام بالتفصيل :
•ضبط وتنظيم مشاركة الأشخاص في النقاش .
•مراقبة وضبط الوقت لكل مسألة نقاش .
•اقتراح طرق البديلة للمعالجة .
•حماية الأشخاص وأفكارهم.
•التعامل مع مثيري المتاعب .
•البقاء حيادي أثناء الاختلاف.


هنالك سؤال

مالفرق بين الموجه والمنسق ...؟

الجواب هو أن الموجه يقود ويركز على المضمون في الاجتماع أما المنسق يدير الطريقة التي يجري عليها النقاش داخل قاعة الاجتماع ويحرص على الحيادية.
ج / دور مسجل الوقائع ( الكاتب ) :
المسجل عليه أن يسجل جميع ما يقال في الاجتماع بشكل مرئي أي كما هو بتفاصيله.. وإليك أدوارة بالتفصيل:
• دور المسجل في المراجعة الدورية مع المشاركين ليتأكد من صحة المعلومات التي يدونها.
•مساعدة المسجل لكل من الموجه والمنسق في الاحتفاظ بالمعلومات.
•وفي النهاية على المسجل أن يلخص أهم العناصر التي نوقشت والقرارات التي تم اعتمادها.

السؤال كيف ننمي دور المسجل ونرفع من اداءة ؟

الجواب : أن يقوم المسجل بالتالي :
•يطلب التوضيح لأي نقطه مبهمة ليتأكد من صحة ما يكتب.
•أن يدون النقاط المهمة وليس كل شيء .
•أن يحاول أن يستخدم الكلمات التي قيلت في الاجتماع وليست الكلمات التي يفهمها هو ( تحليله الشخصي).
•اكتب بخط واضح واترك مسافة كافية بين السطور .
•لابأس من إحاطة أو وضع خط تحت الأفكار الرئيسية والقرارات والمقاطع المهمة وآليات التنفيذ.
•لا تنسى ترقيم الصفحات أو الكلام لمجرد أنك توافق عليه.
•إذا كان الاجتماع طويل فلا تنسى أن تراجع معهم ما دونته من وقت لآخر.


د / دور المشاركين في الاجتماع :

•معرفة الهدف الذي من أجله عمل الاجتماع حتى يتسنى للحضور التحضير للاجتماع .
•تأكيد الحضور عند الموجه وطلب محضر الاجتماع في حال تعذر الحضور.
•الحضور في الوقت المحدد .
•الاحتفاظ بذهنية منفتحه والابتعاد عن الحكم المسبق للأمور .
•مساعدة المنسق في الحد من حالات التلهي تشجيع المشاركة الفعالة.
•مشاركة أللآخرين في الأفكار الفعالة والمفيدة.
•الدعم والتأييد لإنشاء قواعد أساسية وخطوط منهجية للاجتماعات .
•المساعدة في بالحصول على إجماع المجموعة.


الخلاصة:

في نهاية أية اجتماع نخرج بقواعد يجب أن تطبق وهي تمثل نتائج الاجتماع أو ما تمخض عنه الاجتماع والتي تسمى ب( التوصيات ) بأن يقول الموجه إن ما خرجنا به هو التالي من هذا الاجتماع ويبدأ في سرد القرارات المتفق عليها .


سؤال : كيف نزيد من فاعلية هذه الاجتماعات ؟

هنالك أمور تزيد من فاعلية الاجتماع وهي كالتالي :

•خصص وقتاً لتدريب ومناقشة ادوار وتحديد مسؤوليات الموجه والمنسق والكاتب والمشاركين .
•قم بإجراء نوع من التقييم الدوري للاجتماعات السابقة .
•حاول أن تضح البرنامج التحضيري ووقائع الاجتماع في البريد الالكتروني .
•راقب باستمرار مسألة مقدار التوفير في الوقت والجهد والمال عند ممارستك لهذا الأسلوب الجديد في الاجتماعات .
•ابعث برسالة واضحة للجميع تعبر فيها عن التزامك بالوقت المحدد للاجتماع .
•ضع لوحتين إرشاديتين في بداية كل اجتماع واحده تذكر بالبرامج وعناصره ، والتالية توضح في القواعد الأساسية .
•ولابد على المنسق أن يكون حازماً في إدارة الاجتماعات .
وفي الختام اسأل الله العلي القدير ان ينفعنا بما علمنا ويرزقنا الهداية وما كان من خير فهو من الله وما كان من شر فهو من نفسي والشيطان ......بكل الحب اودعكم وبكل الوفاء التقس معكم في دورات قادمة ان شاء الله لا تنسوني من دعائكم احبتي في الله .